Cos’è una sessione di workshop? Qual è il suo scopo?
I workshop sono delle sessioni riguardanti specifici argomenti di Internet Governance. Il loro scopo è offrire un parere esperto o un punto di vista su una questione, al fine di promuovere la discussione fra i vari partecipanti.
Al fine di facilitare l’organizzazione dell’evento, i proponenti del workshop potranno scegliere di trattare uno dei sottotemi proposti o proporre un sottotema a loro scelta.
Nel compilare il form di sottomissione del workshop, si dovrà indicare il tema e il sottotema scelto, indicando “Altro” nel caso si stia proponendo un argomento autonomo.
L’evento si articolerà intorno ai temi principali.

Chi può sottomettere una proposta di workshop?
Chiunque può sottomettere una proposta di workshop, sia che sia una persona singola che un gruppo di persone, e può provenire da qualsiasi gruppo stakeholder – società civile, comunità tecnica, settore privato, o i governi e le società intergovernative. Anche le organizzazioni possono sottomettere le loro proposte di workshop.
E’ importante anche evidenziare nella propria proposta la diversità in termini di genere, età, regione e gruppo stakeholder fra gli organizzatori e speakers: le proposte che mostreranno di avere un alto grado di diversità saranno giudicate più favorevolmente.

Chi è il proponente? E chi sono gli organizzatori?
L’individuo che effettua la sottomissione del workshop è considerato essere il “proponente”, ovvero la persona che sarà il punto di riferimento per la proposta.
Gli organizzatori che verranno elencati nella sottomissione della proposta sono le persone che organizzano, conducono e sono responsabili del workshop. I proponenti del workshop possono elencarsi anche come organizzatori.
Durante la fase di valutazione, verrà considerata favorevolmente la diversità interna al gruppo di organizzatori in termine di genere, regione, età e gruppo stakeholder.

Chi sono i relatori in un workshop?
I relatori sono le persone che illustreranno alcuni argomenti della tematica che si vuole affrontare. Devono essere persone qualificate a trattare la materia scelta. Durante la fase di valutazione, verrà considerata favorevolmente la diversità fra gli speaker in termine di genere, regione, età e gruppo stakeholder.
Se si sceglie il Panel come formato, è richiesto un minimo di 3 speaker, ed è sconsigliato un numero superiore a 5.

Qual è la durata e il format di un workshop?
La durata di un workshop può essere di 30, 60 o 90 minuti, e dipende anche dal formato scelto dal proponente. 

Come posso sottomettere la mia proposta? Qual è la deadline?
Tutte le proposte devono essere sottoposte per via elettronica attraverso il seguente modulo. Il termine ultimo è il 29 settembre 2024.

Vi è un limite al numero di proposte che un proponente può sottomettere?
Non vi è alcun limite al numero di proposte che un proponente può sottomettere.

Vi è una quota di partecipazione da dover pagare per effettuare un workshop?
Non vi è nessuna quota o tassa per dover sottomettere una proposta di workshop. Non vi è neppure alcuna quota o tassa per effettuare il workshop durante l’evento di Youth IGF Italia: non vi è alcuna tassa da pagare, né costi aggiuntivi per la promozione del workshop effettuata durante la promozione generale di Youth IGF Italia.

Chi parteciperà al workshop?
Tutte le sessioni dell’evento di Youth IGF Italia saranno aperte a tutti i partecipanti.  Chiunque parteciperà all’evento potrà partecipare a qualsiasi workshop.

Che cosa si intende con “unione fra due workshop”?
Se due proposte di workshop vorranno trattare di temi molto simili, il Comitato di Programma potrà suggerire di unire le due sessioni in un’unica sessione, lasciando agli organizzatori la scelta di decidere se accettare il suggerimento oppure no. Lo scopo di questa pratica è di evitare ridondanza e duplicazione negli argomenti affrontati durante le sessioni di workshop.

Come sarà valutata una proposta di workshop?
Il Comitato di Programma valuterà tutte le proposte di workshop e selezionerà le migliori, nel caso non potranno essere effettuate tutte quante. I criteri di valutazione seguiti possono essere trovati in fondo alla pagina.

Quando saprò se la mia proposta è stata selezionata? E in caso sia stata selezionata, cosa accadrà dopo?
I risultati saranno comunicati sul sito di Youth IGF Italia, all’incirca una settimana dopo la data finale di sottomissione delle proposte.

I workshop che risulteranno essere stati selezionati saranno incorporati nel programma di Youth IGF Italy 2024, tenendo in considerazione il tema del workshop e il suo formato. Gli organizzatori saranno sollecitati periodicamente dal Comitato di Programma nell’aggiornare informazioni sul workshop e nel fornire ulteriori dettagli sui relatori se ciò dovesse essere necessario.

Cosa posso fare per aumentare le mie possibilità di sottomettere una proposta di workshop ben fatta?
Di seguito verrano illustrati dei consigli per preparare al meglio la proposta di workshop.

Indicare chiaramente perché l’argomento scelto è rilevante.
E’ importante esprimere chiaramente perché l’argomento della proposta di workshop è importante nell’ambito dell’Internet Governance. E’ importante sottolineare e indicare come la discussione verrà svolta e quali saranno i punti principali affrontati.

Spiegare come verrà organizzata la discussione.
E’ importante anche illustrare come la tematica verrà affrontata nel corso della sessione, con particolare attenzione a rispettare il formato scelto. Per esempio, se la sessione è un dibattito sul “diritto all’oblio”, bisogna spiegare quali aspetti della questione verranno affrontati, indicando i principali punti di discussione e le prospettive che verranno esplorate. Inoltre avendo scelto un dibattito, sarà opportuno fornire anche l’agenda, indicando le tempistiche assegnate agli speaker, i moderatori e al pubblico.
Inoltre, si suggerisce di coinvolgere anche il pubblico nella discussione, cercando di lasciare tempo sufficiente per la loro inclusione e partecipazione nella sessione.

Scegliere una durata appropriata
Le sessioni di workshop possono essere durare 30, 60 o 90 minuti, è quindi opportuno scegliere quella più adatta per il workshop che si intende presentare. Ad esempio, se si desidera fornire una breve presentazione su un dato argomento, una Flash Session da 30 minuti sarebbe un buon formato e una buona durata. I Panel sono solitamente riservati per sessioni che richiedono tempi più lunghi. E’ importante sottolineare come i differenti formati hanno durate diverse. I diversi formati saranno illustrati nella prossima sezione.

Assegnare un rapporteur
Ogni sessione di workshop dovrà indicare un rapporteur che dovrà produrre il report riassuntivo della sessione (basato su questo template). I report devono essere sottomessi al Comitato di Programma non più di 4 settimane dopo la conclusione dell’evento.

 

1) Panel
Adatto a sessioni in cui un insieme di esperti si riunisce per approfondire e confrontare le diverse posizioni su una particolare problematica di Internet Governance che può riguardare anche aspetti tecnici o legali.

Durata: 60 o 90 minuti.

Nota sui criteri di diversità: i panel dovrebbero aderire al requisito della diversità nella misura più ampia possibile in accordo con l’argomento della discussione. Come sempre è incoraggiata la partecipazione di relatori under 36.

2) Flash session
Un individuo/organizzazione può informare la comunità in merito a un’attività svolta su un tema Internet Governance o proporre un progetto invitando la comunità a collaborare. Questo formato è usato tipicamente per le presentazioni. Nel caso di numerose presentazioni, il numero di quelle accettate sarà valutato in base alle tematiche affrontate da ciascuna e degli stakeholder organizzatori, in maniera da non rendere l’event0 sbilanciato nei confronti di uno specifico gruppo stakeholder. 

Durata: 30 minuti

Nota sui criteri di diversità: Non applicabili in quanto si tratta di presentazioni.

 

3) Gruppi di Lavoro

I gruppi di lavoro sono sessioni collaborative in cui un facilitatore guida il gruppo attraverso un processo strutturato per raggiungere obiettivi specifici. La figura del facilitatore è essenziale per mantenere il focus, gestire il tempo e stimolare la partecipazione di tutti i membri.

I partecipanti possono essere coinvolti in discussioni, esercizi pratici, brainstorming e altre attività progettate per esplorare idee, risolvere problemi o sviluppare piani d’azione. Il facilitatore utilizza tecniche e strumenti per assicurare che il workshop sia produttivo, che tutti i punti di vista siano ascoltati e che i risultati finali siano concreti e utili.

Durata: dai 30 ai 90 minuti

Nota sui criteri di diversità: Non applicabili in quanto si tratta di momenti di scambio collettivo.

 

4) Altro
È possibile proporre un formato diverso da quelli sopra elencati, descrivendolo in dettaglio. Il nuovo formato proposto dovrebbe riflettere pienamente tutti i criteri di diversità per quanto possibile.

Durata: 30, 60 o 90 minuti

Sarà data priorità alle proposte che dimostrino di favorire avere una forte presenza dei giovani under trentasei, e ampia diversità dei relatori: diversità a livello gruppo stakeholder e area di specializzazione, di genere e area regionale. Ogni proposta dovrà prevedere almeno 3 speaker.

Il Comitato di Programma di Youth IGF Italy valuterà ogni proposta di workshop basandosi su quattro parametri:

 

• Rilevanza: saranno valutate la rilevanza e l’attinenza della proposta rispetto ai temi Internet Governance.
• Contenuto: sarà valutata la chiarezza e la struttura della proposta.
• Diversità degli organizzatori e degli speaker: sarà valutata la diversità dei co-organizzatori e degli speaker, privilegiando le proposte che mostreranno maggiore diversità geografica, di genere e di stakeholder (aziende, comunità tecnica, società civile, governo). Saranno privilegiate le proposte di workshop a cui partecipano i giovani (16-35 anni) anche come promotori, organizzatori o speaker.
• Formato: sarà valutato il grado di coerenza della sessione con il formato proposto (ad esempio, nel caso di un formato di tipo “dibattito” sarà valutata l’impostazione del dibattito tra due posizioni in netto contrasto, il tempo assegnato agli speaker, ecc.,)

Ad ogni parametro sarà assegnato un voto compreso fra 1 e 5. Il voto finale assegnato alla proposta, ottenuto come valore medio dei voti dei quattro parametri, potrà variare tra 1 e 5 con il seguente significato:

 

• 5: eccellente.
• 4: buono.
• 3: sufficiente.
• 2: debole.
• 1: non soddisfa i requisiti.

 

Per le proposte che tratteranno temi molto simili, il Comitato di Programma potrà suggerire un accorpamento in un’unica proposta, al fine di evitare la ridondanza degli argomenti da dibattere e per cercare di dare opportunità in termini di tempo alle varie proposte..

Entro quattro settimane dalla conclusione dell’evento, gli organizzatori dei workshop saranno tenuti a trasmettere un report con i principali argomenti trattati e le indicazioni emerse.